Тънкостите на психологията на бизнес комуникацията

Бизнес комуникацията е коренно различна от разговорите по ежедневни теми. Тънкостите на психологията на този тип разговор изискват формирането на етикет, за да се сключи взаимноизгодно сътрудничество.

Бизнес комуникацията е създаването на сложен многоетапен процес на създаване на взаимоотношения между събеседници, които са свързани с общи професионални интереси. Характерна особеност е стриктното поведение в рамките на установените граници, ограничено от етикета на официалната дейност с акцент на националната толерантност.

Етикетът подчинява на две категории - списък на регламенти и ръководства. Последните представляват връзката на служителите с по-висока позиция, а нормите са психологически аспекти на взаимодействието между служители с еднаква позиция в кариерната система.

И двете групи обаче се подчиняват на общите изисквания за любезно сътрудничество. Личните интереси, враждебността и негативното настроение не трябва да влияят на хода на работата.

Културата на комуникативното взаимодействие е в няколко основни етапа, които предвиждат по-нататъшни отношения между бизнес партньорите:

• Любезен поздрав, за да покаже на другото лице приятелско местоположение. Хората трябва да се доверяват един на друг в съвместно предприятие;
• Познаването предполага осъществяване на контакт за визуално представяне един на друг;
• Насочване към конкретна тема;
• Обсъждане на цел или разрешаване на актуален въпрос;
• Резултатът от разговора.

Познаването на правилата на бизнес комуникацията позволява на човека бързо да се изкачи по кариерната стълбица, увеличавайки статута и значението в обществото. В процеса на култивация индивидът формира определено стил на поведение, който в повечето случаи зависи от вида дейност:

1. хуманистичен, Този подход придобива все по-голяма популярност, тъй като включва предоставяне на подкрепа и съвместно търсене на решение на проблема. Служителят се възприема като човек с индивидуални качества, съобразен с неговите емоции и характер;
2. Манипулационни. Мениджър или колега използва интервюирания като средство за постигане на конкретни цели. Например личният строг контрол върху изпълнението на задачите е манипулирането на един партньор над друг;
3. Ритуален стил, за разлика от хуманиста, включва създаването на желания статут в обществото. Бизнесът и личните качества се изтриват на фона на някаква „маска“, чиито характеристики са определени предварително. Това е ежедневна роля за всеки служител, формирана индивидуално.

Познаването на комуникационната политика ви позволява да установявате бизнес контакти, защото бизнес комуникацията е неразделна част от управлението на организационните процеси.Собствениците, мениджърите и служителите трябва ефективно да съобщават своите мисли и идеи на други хора, работещи във и извън компанията.

Този вид комуникация в работата е вербален трансфер на информация. Вербалната комуникация може да бъде под формата на срещи, лични разговори, телефонни разговори и видеоконференции. Това е най-добрият вид бизнес комуникация, тъй като позволява на събеседниците да оценяват визуално помежду си.

Невербалната комуникация е представена от бизнес записки, официални писма, документи и различни съобщения. За да се изпрати послание от един и същи тип на няколко лица, невербалната комуникация е от практическо значение. Тя може да помогне при прехвърлянето на технически инструкции и да демонстрира графики, графики, които трябва да се разглеждат за работа.

Също така невербалната комуникация по време на лична среща се изразява в различни жестове, пози и изражения на лицето. Поведението носи допълнителна информация за събеседника и му помага да направи подходящи заключения.

Технологията откри нови форми на бизнес комуникация. Електронна поща, уеб конференции, социални мрежи ви позволяват да извършвате бизнес комуникация с няколко лица едновременно. Официалните уебсайтове на компаниите намаляват нивото на комуникация с потребителя, демонстрирайки силните страни и характеристиките на компанията.

При установяването на бизнес отношения обаче е важна директната комуникация, която помага да се установи контакт с очите и да се формира визуално представяне на събеседника. Важно е двете страни да са в едно и също време и пространство тъй като е необходимо участниците да направят приятно впечатление. Личното присъствие може да има силно влияние върху целия процес на бизнес комуникация.

Директният контакт не винаги е възможен в зависимост от ситуацията. Точно, като обсъждане на въпрос с няколко лица, създава бариера пред обмена на информация. Следователно, бизнес комуникацията заема различна форма на взаимодействие:

• Бизнес кореспонденция, Поръчки, писма и регламенти са непряка форма на комуникация. Писмената форма на комуникация е необходима за разрешаване на конфликтни или остри ситуации както в рамките на организацията, така и между юридическите лица;
• Пресконференция включва информиране на обществеността за обсъждане на текущи въпроси чрез среща на служители с представители на медиите;
• Среща. Тя се извършва директно вътре в организацията, за да се определи и разреши проблемът между служителите. Мениджърът трябва да обсъди работните дейности с няколко служители едновременно.

В хода на професионалната дейност възникват различни ситуации, които обхващат формите на бизнес комуникация. Някои не могат да бъдат разрешени без конфликт, други изискват толерантен подход.Процесът се усложнява от емоционални изблици на индивиди, които защитават собствената си гледна точка.

Наличието на лични характеристики допълва дефиницията за бизнес комуникация. Взаимодействащите се страни спазват установения етикет, който се формира в зависимост от националните и професионални характеристики. Психологията, езиковото поведение и мненията на участниците за държавния апарат също имат значително влияние върху хода на разговора.

Основната стратегия на разговора трябва да бъде избрана правилно. За тази цел се препоръчва предварително да се вземат предвид особеностите на събеседника:

• тип темперамент и изразяване на емоции;
• езикови особености;
• национални обичаи;
• професионална област;
• позиция в компанията;
• толерантност и отношение към хората от различна националност.

Етиката във философията на бизнес комуникацията играе важна роля, тъй като е належащ въпрос днес. На практика всеки човек извършва бизнес сделка. Освен това значителна част от живота принадлежи на участието и подготовката за професионални дейности.

Като част от всеобхватна програма за етика, много компании са разработили вътрешна политика, която се занимава с културното поведение на служителите. Политиката се прилага както в прости призиви за спазване на общите правила на културата, така и в по-подробен код.

Последното съдържа специфични изисквания за поведение, изразяващи очакванията на компанията от служителите. Също така, вътрешната политика представлява списък от препоръки за решаване на някои общи проблеми, които възникват в хода на стопанската дейност.

Основата на бизнес етиката са две направления: прагматизъм и предписания. Първият принцип включва извличане на максимална полза от по-голям брой лица. Размерът на разходите трябва да се компенсира чрез комбинация от ползите от бизнес контакти и споразумения.

Това е моралното предписание решенията, взети от индивида, не трябва да зависят от последствията и правилата, продиктувани от обществото. Например, организацията не трябва да представя лъжа на потребителя относно предоставяните услуги.

Познаването на бизнес етикета е от значение с оглед на факта, че помага на участника в разговора да заеме по-изгодна позиция. Събеседниците обаче трябва да вземат под внимание взаимните интереси и да се опират на взаимната изгода, когато обсъждат целта. В същото време е необходимо да защитите позицията с ясно изразена реч, правилно формулирайки мислите си. Постигането на положителен резултат зависи от взаимното разбирателство и сътрудничеството на двете страни.

Обхватът на бизнес комуникацията засяга почти всички области на ежедневието. Такова обширно взаимодействие не е изключение от списъка на междуличностните комуникации, изискващи процеси на приспособяване.

Ходът на процесите на бизнес преговори се основава на основните принципи:

• Бизнес комуникацията включва не само обсъждане на конкретни въпроси, но и лични отношения на събеседниците. Така всеки контакт не е пълен без междуличностно сблъсък;
• Непрекъснатост на разговора, всеки човек започва чрез вербални и невербални жестове. Благодарение на тези послания интервюираният прави заключения и моделира ситуацията;
• Целесъобразността. Всеки комуникативен акт има специфична цел: да установи бизнес контакт или да реши общ проблем. Наред с това има и скрити задачи. Например, когато описва проблем, за да предаде същността на срещата, говорещият е в състояние несъзнателно да демонстрира пред аудиторията ерудицията и красноречието;
• Многомерността се основава не само на обмена на информация между събеседниците, но и на подходящото регулиране на взаимоотношенията.Разговорът е излъчване на лични данни и координация между бизнес партньорите. В същото време има и емоционален фон между личности. Например, един от събеседниците е в състояние да изрази господстващо положение по отношение на своя партньор.

Правилата на поведение диктуват тона на разговора. Всеки погрешен жест и небрежна дума може да наруши сделка с няколко милиона долара, а благосклонното разположение ще помогне да се сключи доходоносен договор. Важно е да се знае списъкът с основните норми за положителен резултат от бизнес комуникацията.

Необходимо е да се поддържа оптималното темпо на разговор и да се използват психологически техники. Бавният разговор отклонява събеседника от основния обмен на информация. Поради бързата реч, напротив, почти невъзможно е слушателят да предаде необходимата информация. Чрез редуване на дълги и кратки съобщения можете да постигнете положителен резултат.

Претоварената с изречения информация трябва да се разбие на по-малки, лесно смилаеми. Не използвайте обаче само кратки пасажи, които не правят правилното впечатление.

При създаването на изображение се препоръчва да се спазват няколко стандарта, които увеличават степента на успеваемост:

1. Започването на разговор не трябва да натоварва бизнес предложенията. Интервюираният може да ги приеме като агресивни атаки, които незабавно ще реагират на крайната враждебност към разговора;
2. Правилно зададените въпроси ще помогнат да съберат събеседника до необходимата мисъл и да разредят интензивния разговор;
3. Не трябва открито да изразявате собствената си гледна точка. Ако това не бъде избегнато, тогава е необходимо да се прикрие мисълта като субективно мнение, изразено меко и ненатрапчиво;
4. Бизнес комуникацията изисква спазване на етикета. Излизането извън границите на културните норми влияе негативно върху хода на комуникацията;
5. Не се препоръчва да се изразяват готови решения. Насърчаването на независими заключения допринася за местоположението на събеседника и благоприятен изход от междуличностния контакт.

Способността за формулиране на мисли и правилната стратегия може да увеличи шансовете за постигане на целта. В същото време участниците трябва да изпълняват свои собствени роли в рамките на взаимноизгодно сътрудничество. Събеседниците трябва да вземат предвид взаимните интереси и да спазват установените културни норми.

При провеждане на бизнес комуникация не трябва да излизат от професионално пространство. В ежедневието интервюираният може да бъде едновременно ръководител и служител от средно ниво. И двамата участници спазват професионалните роли. В работата е важно сътрудничество и активно взаимодействие.

За повече информация относно най-важните умения за бизнес комуникация вижте следния видеоклип.