Етапи на бизнес комуникация

Комуникационни умения - едно от най-важните условия за успешна комуникация между хората, споделяне на информация и постигане на желания резултат. Бизнес етикетът е влязъл в употреба след появата на пазарните отношения. Много култури му придават отделна ниша в отношенията между хората, издигайки ги до церемонии. И това се отплаща, защото бизнес етикетът допринася за установяване на контакт с партньор, а успехът на едно предприятие зависи до голяма степен от поведението на хората по време на бизнес среща.

За разлика от редовната ежедневна комуникация, бизнес комуникацията има свои ясни принципи и е насочена към постигане на определена цел чрез съгласуване и изпълнение на задълженията. Бизнес средата ви позволява да създадете нови полезни контакти, върху които да се справите с успеха на бизнеса, който предприемате. Но не винаги бъдещите партньори могат да симпатизират един на друг и да намерят точки за контакт.

Бизнес контактите включват получаването на обезщетения. При равни други условия, този, който притежава знания и правила на бизнес етикета, ще спечели. Това е лесно да се следва от примера на взаимодействието на двама бизнесмени, единият от които лесно и естествено довежда събеседника до изводите, от които се нуждае, а вторият не притежава умения за бизнес комуникация или красноречие и отново и отново губи печеливши бизнес възможности.

По този начин бизнес комуникацията е система от умения, която включва цял комплекс от комуникативно поведение:

• култура на общуване (възприета в дадена страна);
• красноречие;
• бизнес етика (правила и разпоредби);
• психология на връзката;
• логиката на конструирането на речта (устно и писмено);
• образ;
• тембър и интонация.

В съвременния свят бизнес комуникацията е представена в няколко форми едновременно:

• Бизнес разговор - е вербална или виртуална комуникация между колеги или партньори, която има за цел да обсъди бизнес проблеми. Най-често се провежда разговор между участници в една бизнес сфера, които разбират спецификата на този диалог и могат да подкрепят разговор по тесна професионална тема.
• Бизнес среща - добре насочена дискусия, чиито задачи включват решаване на текущи организационни задачи, анализ на наличната информация за участниците, изграждане на поредица от по-нататъшно поведение, вземане и оповестяване на решения.

• Бизнес кореспонденция - Това е официална комуникация чрез бизнес писмо, с изключение на всякакво проявление на познатост или жаргон. Бизнес писмо е документ, съдържащ бизнес писмо и издаван съгласно всички стандарти за бизнес кореспонденция. Като правило, както на хартиен, така и на електронен носител, на бизнес писмо се предоставя лого, адресни данни на фирма или институция. Също така в деловите писма се наблюдава известна маркировка на страницата.
• Публично говорене - взаимодействие на говорещия и слушателите. Този вид бизнес комуникация е сложен и изисква красноречие. Говорителят трябва да бъде колкото е възможно по-компетентен в озвучения въпрос и да притежава умения за говорене, да интересува и убеди публиката.По вид на представяне на материала публичната реч може да бъде информационна (репортажна), окуражаваща (агитационна), убедителна (тържествена реч).

Разбирането на спецификата и важността на бизнес комуникацията води до заключението, че той може и трябва да се учи.

Спазването на правилата на бизнес етикета е необходимо за успешното изграждане на бизнес отношения между бизнес партньори, колеги, дипломати от различни страни. Културното и бизнес поведение могат да се различават драстично един от друг, но Съществуват общоприети стандарти за поведение, които трябва да се спазват от всеки уважаващ себе си човек, независимо от принадлежността си към дадено общество.

• Точността. В бизнес средата е уместно поговорката „Времето е пари”, така че закъснението за срещи и поддържането на вашия събеседник е най-високата степен на неетичността.
• Задължение. Изпълнението на ангажиментите е в основата на добрата репутация, без което успешното взаимодействие в бизнес среда е невъзможно.
• Поверителност. Възможността за запазване на поверителността на поверителните данни, спазването на корпоративната тайна е едно от условията за взаимно доверие и пълно сътрудничество.
• Уважително отношение, Уважението към събеседника, способността да се слуша, да се проникне в казаното, само по себе си отваря широки възможности за установяване на контакт. Това умение е полезно и при взаимодействие със служители и подчинени.

• Самочувствие. Що се отнася до възприемането на самия себе си в процеса на общуване, човек трябва да може да намери „средата”. Да реагира спокойно на критики или съвети, но и да не си позволи да манипулира, да може с достойнство да спре опитите за натиск, да върне разговора в правилната посока.
• Oratory. Способността ясно да изрази мислите си, да предаде смисъла на речта на събеседника, без да запушва фразата с неподходящи думи и да не отклонява мисълта от темата на разговора. Тази способност не се дава на всички по природа, поради което на обучението трябва да се даде време.
• Грамотност. Чистотата на речта до голяма степен зависи от грамотността на човека, а възможността за писане без грешки е задължително изискване в бизнес средата.
• Външен вид. В съвременния свят вече съществува утвърден дрес код (код на облеклото), който включва определена форма на облекло за посещение на работното място, събития, организации или учреждения. Обикновено това са бизнес костюми за мъже и жени, стандартен комплект бижута и аксесоари. В случай на първото посещение на непозната организация или събитие, трябва да знаете предварително за приетия правилник.

Структурата на бизнес комуникацията може да бъде разделена на четири етапа, чиято последователност ще позволи да се постигне максимален ефект при преговорите.

Тук първото впечатление е от първостепенно значение. Подготвяйки се за среща със събеседника, ще бъде полезно предварително да се работи с информацията: кръгът на интересите на събеседника, средата и особеностите на неговата култура, правилата и важните традиции за събеседника. Това ще ви позволи да се чувствате по-уверени и с уважение към тези или други характеристики на партньора.

Правилно изработени първи фрази - ключът към успеха на по-нататъшната комуникация. Трябва да започнете с привличане на вниманието и местоположението на противника към себе си. Това ще помогне на обикновеното човешко приятелство, учтивост, учтив интерес към лицето на събеседника, произношението на неговото име.

В процеса на обсъждане на задачите е необходимо да се настроите със събеседника на една „вълна”. Този резултат може да се постигне, ако внимателно наблюдавате емоционалното състояние на партньора или общата емоционална атмосфера в групата, ако говорим за преговори с публиката.

Познаването на три основни канала на възприемане: зрение, слух и кинестетика (това включва докосване, мирис, позиция на тялото, жестове и изражения на лицето) ще помогне да се настрои със събеседника.

Пряка концентрация върху темата на срещата, обсъждане на проблеми и задачи. Целта на този етап е да се постигне възможно най-задоволително споразумение и за двете страни.

На третия етап се използват няколко фази, като същността на контакта е:

• идентифициране на мотивите и целите на събеседника;
• поддържане на вниманието: важно е да се види основната нишка на разговора, да не се отклоняваме и да не прескачаме от тема на тема;
• аргументация и убеждение: прилага се в случай на различия в мненията;
• Фиксирането на резултата е критичен момент в разговора, когато комуникацията по тази тема трябва да бъде завършена, независимо от резултатите, това вътрешно чувство идва с опит и зависи от наблюдението, способността ясно да се възприемат най-малките промени в емоционалния фон на събеседника.

Общото впечатление от срещата се формира на последния етап от бизнес комуникацията и се записва най-ясно в паметта. Следователно способността за правилно завършване на разговора може да бъде определящ фактор за по-нататъшно сътрудничество.

Колко красиво да общуваме, погледнете в следващия видеоклип.